入管から資料提出通知書が届いたら？追加資料の意味と対応方法を審査要領から解説

資料提出通知書は、審査の途中で入管が追加の立証資料を求める通知です。届いたからといって不許可が決まったわけではありません。ただ、審査官が「提出済みの書類だけでは、ある要件を満たしているかを確認できない」と判断した地点を、はっきり指し示しています。対応の出来で結果が変わる、審査の中でもっとも重要な局面の一つです。

入国・在留審査要領（情報公開請求で開示された入管の内部基準）を読むと、各在留資格の審査は「申請書のどの欄を、どの立証資料で確認するか」という形で組み立てられています。通知で求められた資料は、その確認がつかなかった欄の裏返しです。したがって、求められた紙をそろえるだけでは足りません。その資料で何を示すのかを説明書で言葉にして、期限内に出す。これが対応の基本です。

資料提出通知書とは何か

ここでいう資料提出通知書とは、在留資格の申請（認定・変更・更新など）の審査中に、入管が申請人や所属機関に対して、特定の資料の提出を期限を付けて求める書面を指します。通知には、求める資料の名称と提出期限、提出先が書かれています。様式の細部や、郵送・メールなどの届き方は地方局や申請方法によって異なる可能性があります【要確認】。

不許可の通知とは性質が違います。不許可の通知は審査が終わった結果ですが、資料提出通知書は審査が続いている証拠です。入管から届く通知の見分け方は入管から不許可のハガキが届いたら？通知の見分け方・不許可理由の聞き方・再申請の判断で整理しています。

審査期間にも影響します。入管庁が公表している在留審査の処理期間（令和8年7月許可分の平均）は、技人国で認定49.8日、更新40.8日、変更72.9日です。この数字は許可された案件の平均で、追加資料のやりとりが入った案件はそれより長くなるのが通常です。

審査要領から読む、追加資料が求められる理由

審査官がどこを見ているかは、審査要領の「審査のポイント」に書かれています。技人国の例を見てみます。

ここで使われている二つの言葉を整理しておきます。在留資格該当性とは、日本で行う活動が法律の定める在留資格の活動に当てはまることを指します。基準適合性とは、学歴・実務経験・報酬など、基準省令（上陸許可基準を定めた法務省令）の条件を満たしていることを指します。審査官は、この二つを申請書の欄と立証資料の組み合わせで一つずつ確かめていきます。

資料提出通知書は、この照合のどこかで確認がつかなかったときに届きます。通知の内容を読むときは、「どの欄の、どの要件について確認できなかったのか」を逆算するのが出発点です。

審査要領に書かれた「追加で求める」場面

審査要領には、一定の条件に当たると追加の資料を求める、と明記された場面がいくつもあります。どの在留資格で、どんな条件のときに何が求められるかを知っておくと、通知が届く前に先回りできます。

学歴については、申請人ではなく外国の大学などに確認が及ぶこともあります。卒業証明書の信ぴょう性に疑義があれば、大学の名称・所在地・電話番号まで明記して、本庁経由で外務省に照会を依頼するとされています（1-13〜1-14）。この場合、申請人に通知が来ないまま審査期間が延びることになります。

公表資料にも同じ趣旨の記載があります。技人国で翻訳・通訳や接客など言語能力を主に用いる業務に就く場合、令和8年4月15日から、CEFR・B2相当の言語能力が前提とされました。証明資料はカテゴリー3・4では申請時に必要ですが、カテゴリー1・2でも「審査の過程で提出を求めることがある」とされています（別紙4）。ここでいうカテゴリーとは、所属機関の規模や納税実績に応じて提出書類の量を分ける区分を指します。派遣形態の技人国については、派遣元だけでなく派遣先にも業務内容や活動状況を直接確認することがある、と入管庁が明記しています。派遣での受け入れは技術・人文知識・国際業務ビザは派遣で受け入れ可能？派遣先の業務内容と審査の注意点で扱っています。

経営・管理では、更新の段階で求められる説明の範囲が広がっています。カテゴリー3・4の更新では、決算文書などに加えて「在留資格決定時等に提出した事業計画書等に基づく活動を在留期間中に着実に行っていたことを具体的に説明する資料」を求めています。計画と異なる活動をしている場合は、その理由と説明資料が必要とされています（10-12〜10-13）。令和7年10月16日施行の基準改正の経過措置期間中は、専門家の評価文書の提出を求めることがある、と入管庁のQ&Aにも書かれています。当初の事業計画書と実績がずれている会社は、通知が来る前に説明を準備しておくべきです。

タイムスケジュールと指揮命令系統図を求められた例

就労系の申請で、当事務所がこれまでに受けた資料提出の求めのうち、とくに意図がはっきりしているものを二つ紹介します。

※上記は当事務所で取り扱った実際の相談内容をもとにしていますが、個別の状況により結果は異なります。同様の結果を保証するものではありません。

ケース1の背景には、技人国の活動は専門業務に「主として従事する活動」でなければならない、という審査要領の定め（15-1〜15-2）があります。タイムスケジュールは、この「主として」を時間の配分で示す資料です。単純な作業が含まれていても、それが従たる位置にとどまっていることを示せれば足ります。逆に、専門業務の時間が曖昧なまま「企画」「管理」といった言葉だけを並べると、確認は取れません。

ケース2は、契約の当事者と実際の働き方の食い違いを確かめるものです。審査要領は、派遣社員として就職する外国人について「派遣先において従事しようとする活動に基づき、在留資格該当性を判断する」としています（1-7〜1-9）。雇用主と、実際に指示を出す会社が違えば、審査の対象になる活動も変わります。指揮命令系統図は、申請書に書いた勤務先で、申請書に書いた仕事を、その会社の指示で行うことを示すための資料です。

どちらのケースも、求められた資料の名前だけを見て作ると外します。審査官が確認したい要件を先に特定し、それが一目で分かる形に落とすことが要点です。業務内容の説明が原因で不許可になった例は技術・人文知識・国際業務ビザの不許可事例｜理由と対処法を行政書士が解説【不許可後に許可を得た事例あり】で紹介しています。

通知が届いてから提出までの手順

1. 通知書の提出期限、提出先、提出方法（窓口・郵送など）を確認し、社内で担当者と期限を共有する
2. 求められた資料ごとに、審査のどの要件（在留資格該当性、基準適合性、所属機関の安定性など）の確認に使われるかを書き出す
3. 資料を用意し、足りない部分は説明書で補う。用意できない資料は、その理由と代わりの資料を示す
4. 最初の申請書・雇用理由書などと、今回の資料・説明の内容に食い違いがないかを照合する
5. 提出した資料の写しと、提出日・提出方法の記録を残す

4番目の照合はとくに大切です。追加で出した職務内容説明書が、当初の雇用理由書と違う業務を書いていれば、審査官は申請内容そのものに疑いを持ちます。事実が変わったのなら、変わったことと、その理由を説明書に書きます。

説明書は「何を示すための資料か」を書く

筆者は、追加資料には必ず説明書を添えるよう勧めています。書くべきことは多くありません。求められた事項ごとに、添付した資料の番号、その資料から読み取ってほしい事実、それがどの要件の充足につながるかを、短く対応させて書きます。

たとえば職務内容の確認を求められたなら、「資料1（1日の業務スケジュール）のとおり、就業時間8時間のうち約6時間を海外取引先との契約条件の調整と翻訳に充てており、店舗での補助業務は繁忙時の一部にとどまる」といった書き方です。資料を渡して読み取りを審査官に任せるのではなく、読み取ってほしい結論をこちらから示す。これが説明書の役割です。

職務内容説明書と1日のスケジュールで押さえる基準

就労系でもっとも多い追加資料は、職務内容の説明とスケジュールです。作るときは、審査要領が技人国の業務に求める水準を物差しにします。審査要領は、技人国の対象になる業務を「学術上の素養を背景とする一定水準以上の業務」としています。そのうえで、「単に経験を積んだことにより有している知識では足りず、学問的・体系的な知識を必要とするもの」でなければならないとしています（15-2）。入管庁の明確化資料も、求人の採用基準に「未経験可、すぐに慣れます。」と書くような業務は対象にならないとしています。

この物差しに照らすと、職務内容説明書とスケジュールには、次の要素を入れておくのが有効です。

• 業務ごとの所要時間と、1日・1週間の中での割合
• その業務に、本人の専攻や職歴のどの知識が使われるのか
• 同じ業務を担当する日本人社員の学歴や職位（同程度の人材が担う業務であること）
• 単純な作業が含まれる場合は、その頻度と、主たる業務との関係
• 入社当初の研修がある場合は、その期間と内容、日本人社員も同じ研修を受けること

最後の項目は、採用当初の実務研修の扱いに関わります。審査要領は、日本人の大卒社員等にも同様に行われる研修の一環で、在留期間の大半を占めないものであれば、相当性を判断したうえで許容するとしています（15-23〜15-24）。研修の中身を隠して専門業務だけを書くと、後の更新で実態との食い違いが問題になります。研修の扱いは入社後の現場研修は技人国でできる？審査要領が認める「採用当初の実務研修」の条件で詳しく扱っています。

会社が出すものと、本人が出すもの

通知で求められる資料は、会社が作るものと本人が用意するものに分かれます。職務内容、組織図、賃金規程、決算書、事業計画書は会社の資料です。卒業証明書や成績証明書、過去の在職証明書、納税証明書は本人の資料です。宛先が本人になっていても、就労系では会社の資料を求められることが多いため、本人から通知を受け取ったら会社の担当者がすぐに内容を確認できる体制にしておいてください。本人の資料のうち海外の学校や前職から取り寄せるものは時間がかかるため、最初に着手します。

提出期限に間に合わないとき・出さなかったとき

提出期限の延長が認められるか、その手続きがどうなっているかを定めた公表資料は見当たりませんでした【要確認】。筆者は、期限に間に合わない見込みが分かった時点で、通知書に記載された担当部署へ連絡し、事情と提出できる日を伝えるよう勧めています。黙って期限を過ぎるのが、もっとも避けるべき対応です。

資料を出さなかった場合の扱いについて、審査要領には参考になる記述があります。経営・管理の更新で公租公課の履行状況を確認する場面です。

回答しないことが、是正されていないことと同じ区分に入れられています。各区分でどう扱うかは黒塗りで読めませんが、少なくとも「出さなければ有利にも不利にもならない」という扱いではないことは明らかです。特定技能の国民年金の未納についても、審査要領は、期間内に納付しなければ要件を満たさないものとして扱うとしています（18の3-185〜188）。

更新・変更の申請中の人には、もう一つ時間の制約があります。申請中に在留期限が過ぎても、処分の時か期限から2か月を経過する時のどちらか早い時までは在留できますが（入管法20条6項）、この2か月は法律上の上限です。資料の提出が遅れて審査が長引くことは、本人の在留に直結し得ると考えて動いてください。

通知が届く前にできること

資料提出通知書の多くは、最初の申請で説明が足りなかった点から生まれます。上の表にあるような、審査要領が追加資料を予定している場面に当たるなら、研修計画や事業計画書、職務内容説明書を最初から添えておけば、通知そのものを避けられる可能性があります。申請書の書き方については在留資格変更許可申請書の書き方｜記入例と企業が記載する欄の注意点を解説も参考にしてください。

反対に、書類を減らすための説明には慎重さが要ります。留学から技人国への変更でカテゴリー2と同じ書類省略を使える制度について、入管庁は、事実と異なる説明で省略した場合は虚偽申請と判断される可能性があると注意しています。省略できる書類があっても、審査で疑義が生じれば省略した書類の提出を求められる点は、特定技能の書類省略でも同じです（18の3-193〜194）。

よくある質問

通知書を受け取った日にやること

まず、提出期限と提出方法を確認し、在留期限との関係を確かめてください。次に、求められた資料が審査のどの要件に関わるのかを書き出します。ここまでを受け取った当日に済ませておくと、残りの日数を資料の作成と説明書に使えます。

求められた資料の意図が読み切れないときや、用意できない資料があるときは、提出期限の前にご相談ください。通知書の文面と最初の申請書類をお預かりすれば、審査官がどの要件を確認しようとしているのかを整理したうえで、回答の組み立てをご提案します。