在留資格認定証明書が交付されたら？入国までの流れと企業の手続きを解説

ここでいう在留資格認定証明書の交付とは、採用プロセスのゴールではなく、折り返し地点を意味します。海外にいる本人はまだ日本に来ていませんし、当然、働き始めてもいません。証明書が届いた時点で「これで一段落」と考え、書類を引き出しにしまい込む企業がありますが、その判断は証明書に設定された有効期間を無為に消費する結果につながります。

実際に、証明書を受け取ったあと「本人の引っ越し準備が落ち着いてから送ろう」という理由で、社内に2ヶ月近く証明書を留め置いてしまうケースが見られます。余裕を持って段取りを組むこと自体は望ましい姿勢ですが、この証明書には原則3ヶ月という有効期間が定められており、しかも延長という制度が用意されていません。悠長に構えられる性質の書類ではないのです。

本稿では、証明書が交付された「その後」に論点を絞って解説します。交付申請そのものの書き方や必要書類については技術・人文知識・国際業務ビザ（技人国）とは？など別の記事で扱っているため、ここでは触れません。

証明書が交付されても、まだ何も始まっていない

在留資格認定証明書とは、海外にいる外国人が日本に上陸するにあたり、あらかじめ入管が「この人はこの在留資格の要件を満たしている」と証明する書類を指します。これがあることで、現地の日本大使館・領事館での査証(ビザ)審査がスムーズに進みます。裏を返せば、証明書はあくまで「これから査証を取得するための材料」であり、それ自体が入国許可でも就労許可でもありません。

ここを誤解している企業は少なくありません。「証明書が来た」という一報を「内定者が来日した」に近い温度感で社内報告してしまい、実際には本人が査証申請にすら着手していない、という状況がよく発生します。証明書交付から実際の入社日までには、まだいくつもの段階が控えていることを、最初に押さえておく必要があります。

交付後の流れ全体像

証明書が交付されてから入社に至るまでの流れを、表に整理します。

ここから、それぞれの段階で企業が具体的に何をすべきか、順に見ていきます。

ステップ1：証明書を海外の本人へ送付する

証明書は入管から企業(申請取次を利用している場合は行政書士)宛てに交付されるのが一般的です。これを速やかに本人へ送ることが最初の仕事になります。査証申請には原則として原本が必要なため、コピーの送付だけでは足りません。

実務上のポイントは次のとおりです。

• 原本を送る前に、必ずスキャンまたは写真データを控えておく（紛失・遅延時の説明資料になります）
• 追跡番号のつく国際郵便（EMS等）を使い、配達状況を確認できるようにする
• 原本を送ると同時に、スキャンデータをメール等で先に本人へ渡しておく（本人が査証申請の予約を先に進められます）
• 送付日と到着予定日を社内で共有し、有効期間から逆算したスケジュール表を作っておく

ここで足を止めている企業を、実務上よく見かけます。「交付されたら経理と総務で回覧してから送る」という社内フローが一つ挟まるだけで、それだけで1週間、2週間が経過します。証明書が届いたら、その日か翌営業日には発送する。このくらいのスピード感を社内ルールとして定めておくことが妥当です。

ステップ2：在外日本大使館・領事館での査証（ビザ）申請

証明書を受け取った本人は、現地の在外日本大使館または領事館で査証申請を行います。証明書がある場合の査証審査は、証明書がない通常の査証申請に比べて格段にスムーズです。すでに入管側の要件確認が済んでいる状態であるため、大使館・領事館では書類の形式的な確認が中心になります。

一般的に必要とされる書類は次のとおりです。

• 在留資格認定証明書（原本）
• 査証申請書
• パスポート
• 写真（規格は国・大使館ごとに指定あり）

国や大使館・領事館によって、予約制の有無、審査にかかる日数、追加で求められる書類には相応の差があります。「隣国では1週間だったのに、こちらは3週間かかった」という差は普通に起こり得るため、余裕を持ったスケジュールを組んでおく必要があります。

ステップ3：来日と入国審査

査証が発給されれば、いよいよ来日です。空港・海港での入国審査（上陸審査）では、パスポートと査証に加えて、在留資格認定証明書の原本（またはコピー）の携行を求められることがあります。証明書に記載された活動内容と入国目的が一致していることが確認されるため、証明書は入国後も一定期間、本人に持たせておくことが安心につながります。

ここで審査官が確認しているのは、突き詰めると「証明書に書かれた内容と、実際にやろうとしていることが食い違っていないか」という一点です。証明書の交付後に業務内容や勤務先が変わっていると、入国審査の段階でつまずくリスクが生じます。交付後に採用条件を大きく変更する予定があるなら、事前に専門家へ相談しておくべきです。

ステップ4：在留カードの受け取り

上陸許可が下りると、在留カードが交付されます。ここは入国する空港によって扱いが分かれます。

後日郵送になるケースでは、市区町村役場での住民登録（転入届）を済ませないと、カードが手元に届きません。この間、銀行口座の開設や携帯電話の契約など、在留カードが必要な手続きが一時的にできない状態になります。入社後すぐに何をどの順番で済ませるかを、あらかじめ本人に伝えておくことが望ましい対応です。

証明書の有効期間は原則3ヶ月。延長という発想がない

ここが本稿でもっとも重要な論点です。在留資格認定証明書には、交付日から原則3ヶ月という有効期間が設定されています。この期間内に日本に上陸できなければ、証明書は効力を失います。

本人の事情でどうしても来日が遅れることは実際にあります。家族の事情、現職の引き継ぎ、住居探しの遅れなど、理由は多岐にわたります。しかし、証明書には「延長」という制度自体が用意されていません。期限を過ぎれば、また一から在留資格認定証明書交付申請をやり直すことになります。何ヶ月もかけて取得した証明書が、たった一つのスケジュールミスで無効になる。これほど非効率な事態はありません。

だからこそ、証明書が交付された時点で、「有効期間の3ヶ月のうち、いつまでに何を終わらせるか」を逆算し、企業側・本人側の双方でカレンダーに落とし込んでおく必要があります。当事務所でも、証明書交付後の相談として「有効期間が残り2週間しかないが間に合うか」という駆け込みの問い合わせを受けることがあります。間に合うかどうかは国や個別の事情次第としか言えませんが、そもそもそこまで期間を詰めてしまう前に、交付された瞬間から動き始めていれば防げた事態であることがほとんどです。

企業（受入れ機関）が対応すべきこと

証明書交付後、企業側でやっておくべきことを整理します。

• 証明書の速やかな郵送：交付されたその日のうちに発送手配。スキャンデータは先行して本人へ共有
• 入社日・来日日の調整：有効期間の3ヶ月から逆算し、査証申請・発給・来日までの余裕を確保した入社日を本人とすり合わせる
• 住居確保のサポート：外国人の場合、保証人・保証会社の審査で難航することが多いため、社宅の用意や不動産会社の紹介など、できる範囲で支援する
• 生活準備の案内：銀行口座、携帯電話、公共料金の契約は在留カードが前提になることが多いため、住民登録から一連の流れを事前に説明しておく
• 社内の受け入れ体制：社会保険の加入手続き、雇用契約書の再確認、初日のオリエンテーションの準備

「証明書さえ取れば人事の仕事は終わり」と捉えている企業ほど、この後の対応が後手に回りがちです。証明書が交付されたタイミングを、入社準備を本格的に動かす合図として位置づける必要があります。

逆算モデルケース：交付から3ヶ月をどう使うか

「有効期間が3ヶ月」と言われても、実際にどう配分すればよいのかは像を結びにくいものです。ここでモデルケースを示します。あくまで一般的な目安であり、国や個別の事情によって前後します。

ここで意識すべきなのは、「3ヶ月ぎりぎりまで使い切る前提」で計画を立てないことです。査証審査の日数は国によって読みにくい部分があるため、最初の1〜2週間で本人の手元に証明書が届いている状態を作れるかどうかで、あとの工程に持たせられる余裕が変わってきます。逆算の起点は、証明書が交付された「その日」だと捉えておく必要があります。

交付後に採用条件が変わってしまった場合の注意点

証明書交付後、内定から入社までの間に、部署異動や組織変更で担当予定の業務内容が変わることがあります。ここは見落とされがちな論点です。

証明書は、申請時に提出した雇用契約や業務内容をもとに「この内容ならこの在留資格に該当する」と判断されたものです。したがって、交付後に業務内容や勤務先、給与条件が大きく変わると、証明書に記載された内容と実態が食い違うことになり、査証申請や入国審査の段階で説明を求められる可能性が生じます。

軽微な変更のすべてが問題になるわけではありません。しかし、「配属先を変えた」「当初の職種と違う部署に回すことになった」といった変更があるなら、査証申請の前に一度、専門家へ相談して問題の有無を確認しておくべきです。証明書を取り直すことになるケースもあるため、早めの相談が結果として時間の節約になります。

家族を帯同する場合の注意点

本人に配偶者や子どもがいて、家族も一緒に来日させたい場合、家族については別途「家族滞在」の在留資格が必要になります。本人の在留資格認定証明書とは別に、家族分の証明書も申請する必要があるため、家族帯同を予定しているなら、本人の申請と同じタイミングで家族分の手続きも進めておくのが基本です。

厄介なのは、本人と家族で証明書の交付日がずれる場合がある点です。本人の証明書が先に交付されても、家族分がまだ審査中であれば、本人だけ先に来日させるのか、家族が揃うまで待つのかという判断を迫られます。本人だけ先に来日させて働き始め、家族はあとから合流するという進め方も選択肢としてあり得ますが、その場合、家族側の証明書の有効期間管理も別途必要になり、管理項目が単純に2倍になると考えておく必要があります。

企業として直接関与する部分ではありませんが、内定者から家族帯同の相談を受けた場合は、「本人と家族で別々の証明書が必要になること」「双方の有効期間を揃えて来日スケジュールを組む必要があること」を伝えておくと、後の混乱を避けられます。

有効期間内に来日できないとわかった時点で動くこと

スケジュールを組んでいても、査証審査が想定より長引いたり、本人の事情で来日が遅れたりすることは実際に起こります。ここで避けるべきなのは、「まだ大丈夫だろう」と様子見を続け、気づいたら有効期間を過ぎていた、というパターンです。

有効期間内に来日できないと分かった時点で、企業側がやるべきことは次の2つです。

• 本人・現地の日本大使館・領事館と連絡を取り、正確な残り日数と査証の進捗を確認する
• 有効期間内に間に合わない見込みが高いなら、早めに改めての在留資格認定証明書交付申請の準備に着手する

「まだ間に合うかもしれない」と粘っている間に有効期間を過ぎてしまい、再申請の準備にも遅れが出る、というのがもっとも避けたいパターンです。悪い知らせほど早く共有し、次の一手を早く打つべきです。

在留カード受け取り後、企業がすぐにやるべき手続き

在留カードを受け取り、無事に本人が入社したあとも、企業側にはいくつかの手続きが残っています。証明書交付後の対応の総仕上げとして、ここも押さえておく必要があります。

ここまでで、採用に関する一連の手続きがひと段落します。入社後は在留期間の満了日を社内で必ず管理し、更新のタイミングを逃さないようにしてください。更新手続きについては技術・人文知識・国際業務ビザ（技人国）とは？でも触れています。

ここまでの工程を見てくると、「証明書が交付されたらすぐ入社」というイメージとは実際にはかなり距離があることが分かります。証明書の交付は、一連のプロセスの折り返し地点に過ぎません。企業側がこの後の流れを正確に把握しているかどうかで、内定者を無事に迎え入れられるかどうかが左右されます。

複数名を同時に呼び寄せる場合の注意点

技人国や特定技能で、同じ時期に複数名を海外から呼び寄せる企業も珍しくありません。この場合、証明書はひとりひとり個別に交付されるため、交付日がずれることがあります。全員の交付日・有効期間を一覧で管理していないと、「Aさんの有効期間はまだ余裕があるが、Bさんはあと2週間しかない」という状況に気づかず、対応が後手に回ることがあるため注意が必要です。

複数名まとめて呼び寄せる場合は、証明書交付日・発送日・査証申請日・入国予定日を一覧表にして、人事担当者が一目で全員の進捗を把握できるようにしておくことをおすすめします。特別なシステムがなくても、表計算ソフトで対応できる管理です。地道な作業ですが、これを怠ると有効期間切れというもっとも避けたい事態につながります。

国際郵便で証明書を送る際の実務ポイント

証明書の送付方法についても、もう少し具体的に触れておきます。多くの企業がEMS（国際スピード郵便）を利用していますが、国によっては配送に想定以上の日数がかかることがあります。とりわけ、通関手続きが混み合う時期や、現地の郵便事情が不安定な地域では、追跡番号があっても実際にいつ届くかを読み切れないことがあります。

そのため、証明書の原本を送付する際は、次の点を意識しておくと安心です。

• 発送前に追跡番号を本人へ共有し、配送状況をお互いに確認できるようにする
• 配送予定日から余裕を持って、本人の査証申請の予約を仮押さえしておく
• 万一の遅延・紛失に備えて、スキャンデータと申請書類一式のコピーを別途保管しておく

「送ったからあとは本人任せ」ではなく、届くまでの追跡と、届いたあとの査証申請の着手状況まで、企業側から一声かける姿勢を持つことが、結果的にスムーズな進行につながります。

よくある質問

まとめ

在留資格認定証明書が交付された瞬間は、ゴールではなくスタートラインです。証明書には原則3ヶ月という有効期間があり、延長という制度自体が存在しません。だからこそ、交付されたその日から、送付・査証申請・来日・在留カード受け取りまでを逆算して動く必要があります。証明書そのものの取得方法については技術・人文知識・国際業務ビザ（技人国）とは？で解説しているので、これから採用を進める企業はあわせて確認しておいてください。有効期間の管理や査証申請の実務でつまずきそうなら、早い段階で専門家へ相談することをおすすめします。