特定技能外国人の報酬に関する説明書（参考様式第1-4号）の書き方と記入例｜比較対象の日本人がいない場合

特定技能外国人の報酬に関する説明書（参考様式第1-4号）は、特定技能外国人の報酬が、同等の業務に従事する日本人の報酬と同等以上であることを、受入れ企業が入管に説明するための書類です。中身は3つの欄に分かれ、1欄に申請人に対する報酬、2欄に比較対象となる日本人労働者がいる場合の比較、3欄に比較対象となる日本人労働者がいない場合の説明を書きます。

比較対象の日本人がいない会社は、3欄で「最も近い職務を担う日本人労働者」を選び、その人と申請人の役職・職務内容・責任の程度の差を説明したうえで、その差を踏まえて報酬額が妥当であることを示します。入国・在留審査要領が確認するのは、差が合理的に説明されているかどうかです。金額が同じかどうかは、2欄を使う場合の物差しです。

報酬に関する説明書は何を説明する書類か

特定技能基準省令第1条第1項第3号は、「外国人に対する報酬の額が日本人が従事する場合の報酬の額と同等以上であること」を特定技能雇用契約の基準にしています。ここでいう特定技能雇用契約とは、特定技能外国人と受入れ企業（特定技能所属機関）が結ぶ雇用契約のうち、入管法の基準に適合するものを指します。説明書は、この基準を満たしていることの立証資料です。

審査要領は、この基準の立証資料として次のものを挙げています（18の3-39〜40）。

• 特定技能外国人の報酬に関する説明書（参考様式第1-4号）
• 雇用条件書（参考様式第1-6号）の写し
• 賃金規程の写し
• 比較対象となる日本人労働者の報酬体系を明らかにする資料
• 比較対象となる日本人労働者がいない場合は、最も役職や責任の程度が近い日本人労働者の報酬体系を明らかにする資料

どの欄を使うかは、会社の状況で決まります。審査要領18の3-37〜38の区分を、説明書の欄に対応させると次のとおりです。

ここで重要なのは、説明書の審査が金額の比較から始まるのではなく、比べる相手が本当に同等かという確認から始まる、という論点です。比較相手の「日本人」は、審査要領上「申請人と同等の業務に従事する者であって、申請人と責任の程度や経験年数等が同等程度の者」と定義されています（18の3-37）。給料の決め方そのものは特定技能外国人の給料はどう決める？日本人と同等以上の報酬・最低賃金・元技能実習生の扱いで整理しました。

1欄「申請人に対する報酬」の書き方

1欄には、申請人に支払う報酬を書きます。入管は雇用条件書（参考様式第1-6号）と説明書を並べて見るため、1欄の金額は雇用条件書の賃金欄と一致していなければなりません。欄の細かな記入項目は入管庁の様式で確認してください。ここでは、審査要領が見ている点に絞ります。

金額の数え方は、就労系の在留資格に共通する審査要領第1節の定義によります。報酬とは「一定の役務の給付の対価として与えられる反対給付」をいい、通勤手当、扶養手当、住宅手当等の実費弁償の性格を持つもの（課税対象となるものを除く）は含みません（1-3〜1-4）。月額は、賞与等を含めた1年間の報酬総額の12分の1で計算します（1-3）。実費弁償の手当を加えて日本人と同額に見せても、比較ではその手当が除かれます。

給与から居住費を控除する場合、その額は雇用条件書の別紙1「賃金の支払」と1号特定技能外国人支援計画書（参考様式第1-17号）で同じでなければなりません（18の3-26）。控除額の決め方は特定技能の寮費・家賃の決め方｜審査要領が認めない「家賃相場での徴収」で扱っています。

2欄「比較対象となる日本人労働者がいる場合」の書き方

2欄には、比較対象となる日本人労働者の役職、職務内容、責任の程度と、その人の報酬を書きます。審査要領は、この欄を次の順で確認するとしています。

同等であることが確認できれば、次に雇用条件書と2欄の「比較対象となる日本人労働者の報酬」を比べ、申請人の報酬額が同等以上かを見ます。当該日本人に対する報酬と同額であれば、それ以上は審査しないとされています（18の3-37）。

設例のように、役職・職務内容・責任の程度・経験年数の4点を、同じ言葉で並べて書くと比較が伝わります。つまずきやすいのは経験年数です。自社の元技能実習生を入社1年目の日本人と比べている説明書は、後で述べる3年程度の経験者の扱いと食い違います。

比較対象の日本人がいない場合（3欄）の書き方

同じ業務・同じ責任・同じ経験年数の日本人がいない会社は、3欄を使います。審査要領は、申請人と近い業務等を担う日本人労働者がいる場合について、次のように確認するとしています。

続けて、雇用条件書と3欄の「最も近い職務を担う日本人労働者の報酬」を比べ、確認した差を考慮して、申請人の報酬額が妥当かを確かめます（18の3-38）。3欄の審査は、差の説明と金額の妥当性の2段階です。

「最も近い職務」の選び方

ここでいう最も近い職務の日本人とは、申請人と比べて役職や責任の程度が最も近い日本人労働者を指します。立証資料にも「最も役職や責任の程度が近い日本人労働者の報酬体系を明らかにする資料」が挙がっています（18の3-40）。同じ部署で工程だけが違う社員、同じ工程を担当する班長、別の部署で似た作業をする社員など、候補が複数あるなら、役職と責任の程度が近い人を選びます。

差の説明は、職務や責任のどの違いが報酬のどの部分に対応するかを、金額の内訳と結びつけると審査官に伝わりやすくなります。これは審査要領の文言そのものではなく、筆者の実務上の考えです。反対に、「日本人社員とは職務が異なるため」とだけ書いて差額の根拠を示さない説明書は、差が合理的に説明されているとは読めません。

近い職務の日本人もいない場合

公表資料では、入管庁の特定技能運用要領（令和8年8月）が、同程度の技能の日本人がいない場合は、賃金規程に照らして説明するか、職務と責任が最も近い日本人と比べてどう違うかを説明する、としています。【要確認】日本人の従業員が代表者しかいないなど、比べられる日本人が社内に1人もいない場合の審査方法は開示版では黒塗りのため読めません。その場合は申請前に地方出入国在留管理局へ確認してください。

元技能実習生を書くときの注意

自社で受け入れていた技能実習生を特定技能で雇う場合、2欄・3欄で選ぶ日本人の経験年数に決まりがあります。技能実習2号の修了者はおおむね3年間、3号の修了者はおおむね5年間在留して技能実習を修了しているため、3年程度または5年程度の経験者として扱うことが求められます（18の3-38）。技能実習2号修了時の報酬額を上回っていることはもとより、実際に3年程度・5年程度の経験を積んだ日本人技能者の報酬とも比べて設定する必要があります。

留学生だった人や、他の受入れ機関で受け入れられていた元技能実習生を新たに雇う場合は、自社の就業規則等に従って賃金が決まります。そのため、全員を3年・5年程度の経験者として扱わなければならないものではないとされています（18の3-38）。説明書には、申請人の職歴を踏まえてどの経験年数の日本人と比べたのかを書いておくと、審査官の読み違いを防げます。

技能実習の旧制度の修了者は、令和9年4月から扱いが変わります。入管庁の公表（令和8年7月28日）によると、平成29年11月1日より前の「技能実習」の良好修了者と、平成22年7月1日より前の「特定活動（技能実習）」の修了者が対象です。これらの人が令和9年4月1日以降に上陸許可等を受ける場合、技能試験と日本語試験の両方に合格する必要があります。移行の手続は技能実習から特定技能への移行は可能？「良好に修了」の判断・試験免除と2027年4月の変更点を参照してください。

最低賃金と同額のときに添える資料

申請人の報酬と、説明書に書いた比較対象の日本人（最も近い職務の日本人を含む）の報酬が、いずれも事業場のある都道府県の最低賃金と同額の場合があります。このとき入管は、説明書の記載に誤りがないかを次の資料で確かめます（18の3-39）。

これらの資料で説明書の記載に特段の疑義がなければ、基準に適合するものとして扱われます。審査要領は「報酬が最低賃金と同額で決定されていることをもって基準適合性がないとして取り扱うものではない」としており（18の3-39）、同額が直ちに不許可の理由になるわけではありません。ただし、説明書に書いた経験年数や役職が資料と合わなければ、その時点で説明書全体の信用が崩れます。

一緒に出す書類と、記載をそろえる箇所

説明書は単独で読まれる書類ではありません。審査要領は、雇用条件書と説明書を並べて金額を比べます。そのほか、申請書（所属機関等作成用）の記載も確認の材料です。ここからは、外国人であることを理由に報酬の決定、教育訓練、福利厚生施設の利用その他の待遇で差別的な取扱いをしていないことも確認します（18の3-37、18の3-39）。記載をそろえる箇所は次のとおりです。

• 説明書1欄の報酬額と、雇用条件書の賃金欄
• 説明書で差し引いている居住費等と、雇用条件書別紙1・支援計画書の控除額
• 説明書に書いた比較対象の日本人の役職・経験年数と、組織図・社会保険の資格取得書類
• 賃金規程を出す場合、規程の賃金表と説明書の金額

申請書全体の書き方は在留資格変更許可申請書の書き方｜記入例と企業が記載する欄の注意点を解説もあわせて確認してください。

説明書を省略できる会社

一定の事業規模がある受入れ企業は、説明書を出さずに済みます。審査要領によると、令和7年4月1日以降に受け付ける申請では、一定の機関が誓約書（参考様式第1-29号）を出すことで、報酬に関する説明書を含む10種類の書類を省略できます（18の3-193〜194）。対象は、過去3年間に指導勧告書の交付や改善命令処分を受けておらず、オンライン申請・電子届出を行っている機関です。そのうえで、上場企業、前年分の源泉徴収税額が1,000万円以上（支店ごとの法定調書合計表は合算可）、特定技能の3年間の継続した受入れ実績があり債務超過のない法人などに当たる必要があります。審査で疑義があれば、省略した書類の提出を求められます。

入管庁の特定技能運用要領の令和8年8月20日改正では、オンラインの利用者登録が完了していなければ一定の基準を満たさず、省略が認められない場合があるとされました。そのうえで、提出期限の3か月前には利用者登録を申請するよう追記されました。運用要領の読み方は特定技能の運用要領とは？企業が押さえるべき読み方と実務上の注意点を解説で扱っています。

2026年に変わった点と説明書の関係

対象分野は、開示版の審査要領では16分野ですが（18の3-1〜2）、入管庁の特定技能運用要領（令和8年8月）では19分野で、リネンサプライ、物流倉庫、資源循環が加わっています。2号の対象は11分野です。新しい分野でも、説明書で日本人と比べる仕組みは同じです。【要確認】追加3分野の受入れ開始時期は、分野別の公表資料で確認してください。

外食業分野では、令和8年4月13日から在留資格認定証明書の交付が一時停止され、同日以降に受理した外食業1号への変更申請も原則不許可です。外食業1号で在留している人の転職等は例外とされているため、転職者を受け入れるときは説明書を含む書類一式が必要になります。【要確認】停止措置の継続状況は、申請直前に入管庁の公表で確認してください。

受入れ後の確認は、令和8年4月1日から年1回の定期届出（対象期間は4月1日から翌年3月31日、提出期限は翌年5月31日）で行われます。更新申請では、本人の収入額が契約時の金額を下回っていないことも課税証明書と納税証明書で確認されます（18の3-187〜192）。説明書に書いた報酬は、許可後も実際の支給額と突き合わされると考えておくべきです。

令和9年4月1日からは支援体制の要件が改正され、支援責任者と支援担当者は事業所ごとに常勤の役員・職員から選任します。また、支援責任者には養成講習の受講が義務づけられます（当分の間は未修了でも差し支えないとされています）。支援費用は、登録支援機関への委託費を含めて本人に負担させることができないため（18の3-90）、説明書の控除欄に支援費用に当たるものが紛れ込んでいないかも確認してください。

在留期間の上限にも変更があります。特定技能2号評価試験等で、移行に必要な全ての試験について合格基準点の8割以上を取った人は、一定の要件のもとで通算6年まで1号で在留できます（18の3-19〜23）。入管庁は分野ごとに対象試験と結果通知書の発行日を公表しており、自動車整備士技能検定2級と航空従事者技能証明は対象外です。在留が長くなった人の更新では、比較対象に選んだ日本人の経験年数が申請人と釣り合っているかを見直すことを筆者は勧めます。

よくある質問

次に確認すること

説明書を書き始める前に、比較対象にする日本人を決めてください。同じ業務・同じ責任・同じ経験年数の人がいれば2欄、いなければ役職と責任の程度が最も近い人を選んで3欄です。3欄を使う場合は、その人と申請人の違いを職務・責任・経験年数に分けて書き出し、報酬の差額がどの違いに対応するかを金額の内訳で示せるか確かめます。そのうえで、雇用条件書、支援計画書、組織図、賃金台帳の記載が説明書と食い違っていないかを最後に照合してから提出してください。