所属機関に関する届出とは？転職・退職時に本人が14日以内に出す届出

所属機関に関する届出とは、就労や留学などの在留資格を持つ外国人本人が、勤務先や学校との関係に変化があったとき、その日から14日以内に出入国在留管理庁長官に届け出る手続です（入管法19条の16）。会社を辞めた、転職した、勤務先の会社名や所在地が変わった、会社が合併で消滅した、といった場面が対象になります。届出を出す義務があるのは会社ではなく外国人本人で、届け出なかった場合は20万円以下の罰金の対象となり、次の在留期間更新の審査でも不利に扱われることがあります。

所属機関に関する届出とは｜入管法19条の16の3つの類型

入管法19条の16は、中長期在留者（在留カードを持つ外国人）のうち、一定の在留資格を持つ人に届出の義務を課しています。対象の在留資格によって、届け出る相手の考え方が3つに分かれます。

本記事では1号と2号をまとめて「所属機関に関する届出」として扱います。3号の配偶者に関する届出は、名前は別ですが同じ条文に置かれた手続です。

永住者、定住者、日本人の配偶者等の子などの身分系の在留資格の人は、転職しても所属機関の届出は不要です。これらの在留資格は勤務先と結びついていないためです。特定活動も19条の16の対象に含まれていません。

2027年4月1日に育成就労制度が始まると、1号の「技能実習」は「育成就労」に置き換わります（改正後の入管法19条の16第1号）。

「活動機関」と「契約機関」の違い

1号と2号の違いは、何を基準に「所属」を捉えるかにあります。

ここでいう活動機関とは、その在留資格の活動を実際に行う場所としての機関を指します。大学教授であれば大学、経営者であれば経営する会社、留学生であれば学校です。一方、契約機関とは、雇用契約などの契約の相手方を指します。技術・人文知識・国際業務の会社員であれば、雇用契約を結んでいる会社がこれに当たります。

この違いは、派遣と出向の扱いに表れます。出入国在留管理庁の「所属機関等に関する届出・所属機関による届出Q&A」は、次のように整理しています。

• 技術・人文知識・国際業務（契約機関型）の派遣社員：派遣会社が変わらず派遣先だけが変わっても、届出は不要。契約の相手方は派遣会社のままだから
• 企業内転勤など活動機関型の人の派遣先変更：届出が必要。実際に活動する機関が変わるから
• 契約機関型の人の出向：出向先と労働契約関係が生じるため、出向先との新たな契約の締結を届け出る。移籍出向なら契約の終了も届け出る
• 活動機関型の人の出向：現在の機関からの離脱と出向先への移籍を届け出る

契約機関型の人の届出書に書く機関名は、契約の相手方である本社・本店の名称です。同じ会社の別の支店に異動しただけなら届出は不要とされています。

届出が必要な場面・不要な場面

同じQ&Aから、実務で迷いやすい場面を抜き出すと次のとおりです。

注意したいのは、転職と同時に在留期間の更新許可を受けた場合です。更新の申請書に新しい勤務先を書いていても、届出の義務は消えません。在留資格の変更許可を受けた場合に限って、届出は不要になります。

もう一つ見落としやすいのが、未来の日付での届出はできないという点です。「来月転職するので先に出しておく」ことは認められず、実際に退職・入社した日から14日以内に出す必要があります。

14日以内の数え方と届出の方法

14日は、退職した日、入社した日、会社の名称が変わった日など、届出の事由が生じた日から数えます。退職日が3月31日で入社日が4月1日のように間が空かない転職でも、退職と入社はそれぞれ独立した事由です。まとめて届け出るなら、入社日から14日以内ではなく、先に生じた退職日から14日以内に出すのが安全です。

届出の方法は3つあります。

• インターネット：出入国在留管理庁の電子届出システムで、24時間365日届け出られます。初回は利用者登録が必要です。届出事項を証する資料の添付は不要です
• 窓口：最寄りの地方出入国在留管理官署で、在留カードを提示して届出書を出します。福岡県内であれば福岡出入国在留管理局です
• 郵送：届出書と在留カードの写しを同封し、封筒に朱書きで「届出書在中」と書いて、東京出入国在留管理局在留調査部門届出受付担当（〒160-0004 東京都新宿区四谷1丁目6番1号 四谷タワー14階）に送ります

郵送の場合、受け付けた旨の連絡は来ません。出入国在留管理庁は、配達の記録が残る方法で送るよう勧めています。本人が後で届け出たことを証明できるよう、電子届出システムの受付画面や郵便の追跡記録は保存しておいてください。電子届出システムの操作手順は所属機関に関する届出をオンラインで出す方法｜電子届出システムの手順と転職時の出し方で扱います。

雇用契約書などの資料を付ける必要はありません。届出書に書くのは、事由が生じた年月日、機関の名称と所在地、新しい機関での活動の内容などです。活動の内容欄には「システムエンジニア」のような職業名を書いても差し支えないとされています。

届出を忘れたら｜罰則の条文と更新審査への影響

罰則｜届け出なければ20万円以下の罰金、虚偽なら1年以下の拘禁刑

罰則は入管法に2つ置かれています。

• 19条の16の届出をしなかった者：20万円以下の罰金（71条の5第3号）
• 19条の16の届出に関し虚偽の届出をした者：1年以下の拘禁刑または20万円以下の罰金（71条の2第1号）

どちらも刑事罰で、行政上の過料とは性質が違います。虚偽の届出で拘禁刑に処せられた中長期在留者は、退去強制事由にも当たります（24条4号の4）。

届出を14日過ぎてしまった場合について、出入国在留管理庁のQ&Aは「所属機関に関する届出をしていないことが判明した場合は、速やかに届け出ていただくようお願いします」としています。期限を過ぎたから出さなくてよい、ということにはなりません。遅れても出すことが、次の申請で説明できる状態をつくる第一歩になります。

更新審査で見られるのは「届出の履行状況」

罰金が科される例は多くありませんが、実務で影響が出るのは在留期間の更新や永住の審査です。出入国在留管理庁のQ&Aも、届出をしないと「在留諸申請で不利になる場合もあります」と明記しています。

入国・在留審査要領が定める在留期間の決定の考え方では、就労資格で最長の在留期間（5年）を決定する条件の一つに、入管法上の届出義務（住居地の届出、所属機関の変更の届出など）を履行していることが挙げられています。届出を怠っていると、更新しても在留期間が短くなることがあります。在留期間の決まり方は技人国の在留期間5年・3年・1年はどう決まる？で解説しています。

永住許可に関するガイドラインも、国益要件の中で「入管法上の届出等の公的義務」を適正に履行していることを求めています。転職の届出を何年も前に出し忘れていたことが、永住申請の段階で問題になることがあります。

更新の申請書には現在の勤務先を書く欄があり、入管は届出の記録と申請内容を照合できます。届出のない転職が申請で初めて判明すると、転職した時期と新しい職務内容が在留資格に合っていたかを改めて確認されることになります。

退職後3か月で在留資格の取消事由にもなる

届出と並んで押さえておきたいのが、退職後の期間です。就労資格の人が正当な理由なく3か月以上その在留資格の活動を行わずに在留している場合、在留資格の取消事由に当たります（入管法22条の4第1項6号）。退職の届出は、入管が「いつから活動をしていないか」を把握する起点にもなります。就職活動を続けている事情があれば、正当な理由として説明できるよう記録を残しておいてください。取消しの仕組みは在留資格の取消しとは？で解説しています。

会社側の届出との関係

所属機関に関する届出は外国人本人の義務ですが、受け入れている会社にも別の届出があります。

• 外国人雇用状況の届出：雇用保険の適用の有無にかかわらず、事業主はハローワークに外国人の雇入れ・離職を届け出る義務があります（労働施策総合推進法28条）
• 所属機関による届出（入管法19条の17）：外国人を受け入れている機関が、受入れの開始・終了を入管に届け出るよう努める制度です。ハローワークへの外国人雇用状況の届出をしなければならない事業主は対象外です
• 特定技能所属機関による届出（入管法19条の18）：特定技能外国人を雇う会社は、雇用契約の変更・終了などを随時届け出る義務があります

会社がハローワークに離職を届け出ていても、本人の所属機関に関する届出の代わりにはなりません。退職の手続の一覧は外国人社員が退職・解雇したら？企業に必要な届出と手続きで整理しています。

転職で届出だけでは足りない場合

届出は「所属が変わった事実」を知らせる手続で、転職後の仕事が在留資格に合っているかを審査する手続ではありません。出入国在留管理庁のQ&Aも、転職後の活動が「現に有する在留資格に該当する活動であれば、引き続き在留できます」としています。

転職先の仕事内容が大きく変わる場合は、届出とは別に就労資格証明書の交付を申請して、新しい仕事が現在の在留資格に当たることを確認しておく方法があります。仕事が現在の在留資格に当たらない場合は、在留資格の変更許可が必要です。

高度専門職1号の人は、所属機関が法務大臣の指定書で指定されているため、転職すると在留資格変更許可が必要です。届出だけでは足りません。詳しくは高度専門職1号ロで転職したら？で解説しています。特定技能の人も、転職先の分野や受入れ機関が指定書に記載されるため、転職には在留資格変更許可が必要です。技術・人文知識・国際業務の人が転職するときの手続の全体は技術・人文知識・国際業務の外国人が転職したら？で扱っています。

よくある質問

所属機関に関する届出を忘れたらどうなりますか？

入管法上は20万円以下の罰金の対象です。実際に多いのは罰金よりも、在留期間の更新で短い期間しか許可されない、永住申請で公的義務の不履行として消極的に評価される、といった形での影響です。気づいた時点で速やかに届け出て、遅れた理由を説明できるようにしておいてください。

所属機関に関する届出書のPDFはありますか？

出入国在留管理庁の「所属（契約）機関に関する届出」のページに、PDFとExcelの参考様式と記載例が掲載されています。契約機関型では、契約終了は参考様式1の4、新たな契約は1の5、終了と締結の同時届出は1の7、名称・所在地の変更や消滅は1の1を使います。電子届出システムを使う場合は様式は不要です。

転職するときに所属機関に関する届出は必要ですか？

技術・人文知識・国際業務、技能、特定技能、介護などの在留資格の人が転職したときは必要です。前の会社との契約の終了と、新しい会社との契約の締結の2つを届け出ます。永住者や日本人の配偶者等などの身分系の在留資格の人は不要です。

所属機関に関する届出の提出先はどこですか？

出入国在留管理庁長官あてです。窓口なら最寄りの地方出入国在留管理官署、郵送なら東京出入国在留管理局在留調査部門届出受付担当に送ります。電子届出システムを使えば、窓口や郵送の手間なく届け出られます。

留学生も所属機関に関する届出が必要ですか？

必要です。留学は活動機関型で、学校を退学した、別の学校に移った、学校の名称や所在地が変わったといった場合に14日以内に届け出ます。同じ大学の大学院に進学した場合や休学した場合は不要です。

退職・入社の手続表に「本人の届出」を1行加える

所属機関に関する届出は、本人が出す義務であるために、会社の手続から漏れやすい届出です。一方で、届出の漏れが問題になるのは数年後の更新や永住の審査で、そのとき本人の在留を支えているのは今の勤務先です。

会社として取れる対応は、入社と退職の手続表に「本人の所属機関に関する届出（14日以内）」を1行加え、電子届出システムの受付画面の写しを本人から受け取っておくことです。外国人社員を中途採用する際は、前の会社を退職したときの届出が出ているかを面接の段階で確認しておくと、入社後の更新申請で慌てずに済みます。届出が長く漏れていたなど個別の事情で判断が変わるときは、更新の申請前に専門家へ相談してください。

根拠資料

• 所属（契約）機関に関する届出（出入国在留管理庁）
• 所属機関等に関する届出・所属機関による届出Q&A（出入国在留管理庁）
• 所属機関による届出手続（出入国在留管理庁）
• 出入国管理及び難民認定法 第19条の16・第22条の4・第71条の2・第71条の5（e-Gov法令検索）
• 永住許可に関するガイドライン（出入国在留管理庁）

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