ここでいう定期届出とは、特定技能所属機関が受入れ・活動・支援の実施状況を出入国在留管理局へ定期的に報告する義務を指します。2025年4月の省令改正により、この提出頻度は四半期ごとから年1回・毎年4月1日から5月31日までに変わりました。様式も「受入れ・活動・支援実施状況に係る届出書」（参考様式第3-6号）というひとつの用紙に統合されています。
そもそも定期届出って、何のためにあるの
特定技能で外国人を受け入れている会社には、その方がどんな仕事をしていて、どんな支援を受けているかを、定期的に出入国在留管理局へ報告する義務があります。契約どおりに働けているか、支援が適切に実施されているか。それを書面で確認するための仕組みです。
受入れ機関側から見れば、この届出は自社の受入れ体制が適正であることを継続的に証明する場でもあります。特定技能という制度自体が、体制の整った会社にだけ外国人を雇用する資格を認めるという前提で成り立っているため、定期届出はその裏づけの一つに位置づけられます。
2025年4月の改正で、何がどう変わったのか
四半期ごとから、年1回へ
改正前は1〜3月分、4〜6月分、7〜9月分、10〜12月分と、年に4回提出する必要がありました。これが年1回にまとまっています。担当者の事務負担を減らす目的の改正とされていますが、回数が減った分、1回あたりに整理する情報量は増えています。これまで四半期ごとにこまめに書類をまとめてきた会社ほど、記録の管理方法を年1回のリズムに合わせて見直す必要があります。
様式も、ひとつにまとまった
もうひとつの変化が、様式の一本化。以前は「受入れ状況」「活動状況」「支援実施状況」がそれぞれ別々の用紙だったのが、改正後は「受入れ・活動・支援実施状況に係る届出書」（参考様式第3-6号）というひとつの書類にまとまりました。まとまった分、記載する項目自体は増えているので、書き漏らしがないよう気をつけたいところです。
提出期限は、毎年4月1日から5月31日まで
年1回になった定期届出の提出期間は、原則毎年4月1日から5月31日までです。前年度、つまり4月から翌年3月までの受入れ・活動・支援の状況を、まとめて報告する形になります。決算期と重なる会社も多いため、早めに準備に着手することをおすすめします。
| 項目 | 内容 |
|---|---|
| 対象期間 | 前年度1年間（4月〜翌年3月）の受入れ・活動・支援状況 |
| 提出期間 | 毎年4月1日〜5月31日 |
| 提出様式 | 参考様式第3-6号「受入れ・活動・支援実施状況に係る届出書」 |
| 提出先 | 管轄の出入国在留管理局（オンライン申請も可） |
新様式、何をどう書けばいいの
主な記載項目
参考様式第3-6号には、だいたい次のようなことを書くことになります。
- 特定技能外国人の受入れ人数・氏名・在留資格の状況
- 雇用契約の内容に変更がなかったか（賃金・業務内容・就業場所など）
- 義務的支援（生活オリエンテーション、日本語学習の機会提供、相談・苦情対応など)の実施状況
- 定期面談の実施日・実施方法
- 登録支援機関に支援を委託している場合はその実施状況
ここで見落とされがちなのは、変更がなかった項目の扱いです。空欄のままにしてよいわけではなく、「変更なし」と明記する必要があります。空欄のまま提出すると確認の連絡が入り、そのぶん手続きが止まることもあります。全部の欄を埋めるという原則を徹底してください。
適格性確認書類、添付は必要？
定期届出には、受入れ機関としてふさわしい体制であることを示す「適格性確認書類」も添付するのが基本です。労働保険・社会保険の加入状況を示す書類や、支援体制の記録などがこれにあたります。ただし、条件によっては添付を省略できます。登録支援機関に支援業務を丸ごと委託していて、その登録支援機関が別途適格性を証明できている場合などが該当します。
省略できるかどうかは、会社ごとの事情によって変わります。ここを自己判断で決めてしまうと、あとから追加提出を求められることもあるため、迷った場合は専門家に確認することをおすすめします。
定期面談は、変わらず3か月に1回
ここは誤解が多い点なので改めて整理します。定期届出が年1回になったからといって、特定技能所属機関や登録支援機関が外国人本人・監督者と行う定期面談まで年1回でよくなったわけではありません。面談は引き続き3か月に1回以上必要です。届出の頻度と面談の頻度は、それぞれ別の規定として定められています。
面談を後回しにしていて、いざ届出の段になって記録が足りないことに気づく事例が報告されています。面談記録はそのまま届出の証拠書類になるため、日頃から記録を残しておくことが、結果的に年1回の作業負担を軽くします。
委託している会社と、自社でやっている会社の違い
定期届出で用意する書類は、支援業務を登録支援機関に委託しているか、それとも自社（自社支援）で行っているかによって変わります。整理すると、次のとおりです。
| 区分 | 登録支援機関に委託 | 自社対応（自社支援） |
|---|---|---|
| 支援実施状況の記載 | 登録支援機関からの報告をもとに記載 | 自社の支援記録をもとに記載 |
| 適格性確認書類 | 一定要件下で省略可の場合あり | 原則として添付が必要 |
| 定期面談の担当 | 登録支援機関の支援担当者 | 自社の支援担当者 |
| 委託契約書の添付 | 必要 | 不要 |
支援計画の中身や義務的支援10項目について、詳しくはこちらもどうぞ。特定技能の支援計画とは？義務的支援10項目をわかりやすく解説 定期面談のやり方や記録の残し方は、こちらにまとめてあります。特定技能の定期面談のやり方とチェックポイント
委託している場合の必要書類
委託しているなら、届出にあたって揃えるべき書類はこちら。
| 書類 | 入手・確認先 |
|---|---|
| 支援実施状況報告書（登録支援機関作成） | 登録支援機関から提供を受ける |
| 支援委託契約書の写し | 自社で保管しているものを使用 |
| 定期面談記録（登録支援機関実施分） | 登録支援機関から提供を受ける |
| 雇用契約内容の変更有無に関する確認書 | 自社の人事・労務担当が作成 |
| 登録支援機関の適格性を示す資料（省略可の場合あり） | 登録支援機関から提供を受ける |
委託の場合、届出書そのものは自社で作成することが多いものの、支援実施状況の中身は登録支援機関からの報告に頼ることになります。年1回化によってやり取りの機会自体が減った結果、情報の受け渡しが遅れるケースも見られます。委託契約を結ぶ段階で、報告を受けるタイミングをあらかじめ決めておくことをおすすめします。
自社対応（自社支援）の場合の必要書類
自社で支援を行っている場合の必要書類は次のとおりです。委託の場合に比べて、自社で一次的に作成・保管しておくべきものが多くなります。
| 書類 | 入手・確認先 |
|---|---|
| 義務的支援10項目の実施記録一式 | 自社の支援担当者が作成・保管 |
| 定期面談記録（自社実施分） | 自社の支援担当者が作成 |
| 労働保険・社会保険の加入証明書類 | 総務・労務担当が準備 |
| 賃金台帳・出勤簿の写し | 経理・労務担当が準備 |
| 相談・苦情対応の記録簿 | 自社の支援担当者が作成・保管 |
| 適格性確認書類（原則添付必須） | 総務・労務担当が準備 |
自社対応の場合、これらの書類は基本的に省略できません。日頃から記録を整理していれば、届出の時期にまとめるだけで済みます。届出間際になって1年分の記録を後から揃えようとすると、抜け漏れが生じやすくなります。月次で、あるいは面談のたびにファイリングしておくことが、結果的に負担を減らします。
定期面談、実際は何を聞けばいいの
定期届出には面談の実施記録も反映させる必要があるため、面談の中身そのものにも目を向ける必要があります。確認すべき項目は「業務」「待遇」「生活」「ハラスメント」の4点に整理できます。「何か困っていることはありますか」という問いかけだけで終わらせると、記録としての中身が伴いません。
| 確認の切り口 | 具体的な確認項目 |
|---|---|
| 業務内容 | 契約書どおりの業務を行っているか、業務内容に変更がないか、技能に見合わない作業ばかりさせていないか |
| 待遇（賃金・労働時間） | 賃金が契約どおり支払われているか、残業代の計算方法を理解できているか、給与明細の内容を説明できているか |
| ハラスメント・人間関係 | 上司・同僚からの言動で不快に感じたことがないか、国籍や文化の違いをからかわれるようなことがないか、相談窓口の存在を知っているか |
| 生活面 | 住居の状況に問題がないか、医療機関へのアクセスで困っていないか、地域とのつながりや孤立の兆候がないか |
雇い主に面と向かって不満を伝えることには、心理的なハードルが伴います。大きな問いかけだけで済ませず、面談担当者のほうから上記の項目を一つひとつ確認していく姿勢が求められます。ハラスメントの兆候は、面談の段階で把握できれば早期に対処できます。放置して問題が大きくなってから発覚するのは、会社にとっても本人にとっても最も避けたい展開です。
届出を忘れると、どうなるの
定期届出を忘れてしまった場合、単なる「うっかり」では済まされないことがあります。特定技能所属機関には、出入国管理及び難民認定法上、届出義務が課されているからです。義務を果たさないと、まず入管から報告徴収や指導が入ります。それでも対応が不十分だったり、悪質だと判断されたりすると、次のような段階に進むこともあるようです。
- 指導・改善命令：まずは口頭・書面での指導が入り、改善を求められます。
- 公表：悪質なケースでは、受入れ機関名が公表される可能性があります。
- 新規受入れの停止：新たな特定技能外国人の受入れができなくなることがあります。
- 刑事罰の対象：虚偽の届出など悪質性が特に高い場合は、罰則の対象になり得ます。
届出を忘れたからといって、いきなり最も重い処分が下されるわけではありません。ただし、年1回化されたことで、届出漏れに自分で気づくタイミング自体が遅くなる可能性があります。四半期ごとであれば、次の四半期の時点で提出漏れに気づけましたが、年1回だと丸1年間気づかないままということも起こり得ます。4月になったら提出状況を確認するという運用を、社内のルールとして定めておくことをおすすめします。
電子届出システム、使ってみるとどうなの
定期届出は、出入国在留管理庁の電子届出システム（オンライン申請システム）を使って提出することもできます。窓口に行く必要がなく、24時間提出できる点がこのシステムの利点です。流れは次のとおりです。
- 利用者登録：法人番号や担当者情報を登録して、システムのアカウントを取得します。初回のみ必要な手続きです。
- 案件登録：対象となる特定技能外国人の情報を紐づけて、届出の案件を作成します。
- 様式の入力・添付書類のアップロード：参考様式第3-6号の内容をオンライン上で入力し、必要な添付書類をPDF等でアップロードします。
- 提出・受理確認：内容を確認して提出すると、受理番号が発行されます。この番号は控えとして保管しておきます。
初めて使う担当者は、入力項目の多さに戸惑い、想定より時間がかかることがあります。紙での提出も引き続き可能ですが、複数人を受け入れている会社であれば、電子システムに慣れておくことで年1回の作業負担がかなり軽くなります。操作でつまずいた場合は、専門家に確認することも選択肢の一つです。
出す前に、これだけは見ておきたいチェックリスト
1年に1回の届出だからこそ、提出前に次の項目を見直しておくことをおすすめします。提出直前の数分の確認だけでも、差し戻しのリスクは大きく減らせます。
| チェック項目 | 確認ポイント |
|---|---|
| □ 対象期間の記載 | 前年度1年間（4月〜翌3月）を正しく反映しているか |
| □ 変更事項の明記 | 変更がない項目も「変更なし」と書いてあるか、空欄のままにしていないか |
| □ 面談記録の整合性 | 3か月に1回以上の面談記録が、届出の対象期間分すべて揃っているか |
| □ 適格性確認書類 | 添付が必要か省略できるか、自社のケースを確認したか |
| □ 提出先・提出方法 | 電子届出システムか窓口・郵送か、方法を決めて期限に間に合うか |
このチェックリストを一通り確認しても、記載要領の細かい部分で小さな誤りが生じることはあります。それでも、大きな抜け漏れの多くはこれで事前に防げます。気になる項目については、その部分だけでも専門家に確認することをおすすめします。
現場でよくある勘違いと、当事務所での経験
当事務所にご相談いただいた方の中に、次のような例がありました。専門性の求められる業務を担当していたにもかかわらず、届出書の職務内容欄の書き方が原因で「単純作業」と誤解されかけたケースです。実際の業務には専門性があったのに、書類上の表現があいまいだったため、審査する側から特定技能の対象業務にあたるのかという疑問を持たれてしまいました。専門用語も交えて、実際の作業を具体的に言葉にすることで、この種の誤解は防げます。
※上記は当事務所で取り扱った実際の相談内容をもとにしていますが、個別の状況により結果は異なります。同様の結果を保証するものではありません。
書類は、事実を正確に、かつ相手に伝わる言葉で書く必要があります。自社だけで確認を終わらせず、第三者の目を通してもらうことで、この種のあいまいさはかなり減らせます。
年1回化されてから増えている相談に、次のようなものもあります。四半期ごとの感覚のまま記録を保管していた会社が、切り替えのタイミングで記録の不足に気づくケースです。前回いつ届出を出したのか把握できていない状態の方も実際にいます。抜けている期間の記録は、後から作ることができません。日々の面談・支援記録をこまめに整理しておく体制を、年1回化された今だからこそ見直しておく必要があります。
記録管理の体制をどう整えるか
年1回化にともなって、社内の記録管理体制を次のように整えている会社が増えています。一つは、支援担当者と労務担当者で役割を分け、面談記録・雇用契約の変更有無・給与関連の記録をそれぞれの担当が随時ファイリングしていく方法です。もう一つは、月次や面談実施のたびにチェックリストへ記入し、年度末にまとめて確認する方法です。三つ目は、登録支援機関に委託している場合、報告を受け取る頻度をあらかじめ委託契約に明記しておく方法です。いずれも、届出の直前になって資料を慌てて集める事態を避けるための工夫です。
複数の特定技能外国人を受け入れている場合、一人ひとりの記録を一元管理できる台帳やシステムを用意しておくと、担当者が変わっても引き継ぎがスムーズになります。自社だけでは体制づくりが難しい場合は、専門家に運用方法を相談することも一つの方法です。
担当者の異動や退職により、記録の所在や作成ルールが引き継がれないまま次の届出時期を迎えてしまうケースも見られます。記録の保管場所、更新のタイミング、確認する担当者を、あらかじめ文書にしておくことで、担当者交代のリスクはかなり抑えられます。年1回のサイクルだからこそ、特定の一人に頼りきらない仕組みづくりが重要です。
よくある質問（FAQ）
Q. 特定技能の定期届出は年何回になりましたか？
A. 2025年4月の省令改正により、四半期ごと（年4回）から年1回になりました。毎年4月1日から5月31日までの間に、前年度分をまとめて届け出る形です。
Q. 定期届出と定期面談は同じものですか？
A. 別物です。定期届出は年1回になりましたが、外国人本人・支援担当者との定期面談は引き続き3か月に1回以上必要です。
Q. 適格性確認書類は必ず添付する必要がありますか？
A. 原則は必要ですが、条件を満たせば省略できることもあります。個別の判断が必要になるため、提出前に一度確認しておくことをおすすめします。
Q. 定期届出を忘れるとどうなりますか？
A. 届出義務違反として指導の対象になりますし、悪質性が高いと判断されると受入れ停止などの処分に発展する可能性もあります。社内で期限を管理する仕組みを作っておくことをおすすめします。
Q. 電子届出システムと紙での提出、どちらがいいですか？
A. 複数人を受け入れている会社であれば、電子届出システムのほうが効率的です。24時間提出できますし、受理番号も残るため管理しやすいという利点があります。初回は操作に戸惑うこともあるため、不安な場合は紙での提出や専門家のサポートも検討してください。
Q. 定期面談はオンラインでもいいのですか？
A. オンライン面談自体は可能とされていますが、本人の表情や様子がしっかり見える方法で行うことが求められます。画面越しでは気づきにくい変化もあるため、対面と組み合わせることが望ましいといえます。
Q. 特定技能外国人が複数人いる場合、届出は1人ずつ出すのですか？
A. 基本的には受入れ機関単位でまとめて提出しますが、様式の中には特定技能外国人ごとに記載する項目もあります。人数が多い会社ほど、日頃からの記録の一元管理が、年1回の作業負担を左右するポイントになります。
Q. 過去分の届出を出し忘れていたことに後から気づいた場合、どうすればいいですか？
A. 気づいた時点ですぐに入管へ相談し、事情を説明したうえで届出を行うのが基本です。黙っていて後から発覚するより、自分から申し出るほうが心証は良くなります。届出を怠ったまま次の届出時期を迎えることが、最もリスクの高い対応です。
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