特定技能所属機関概要書の書き方

特定技能所属機関概要書（参考様式第1-11-1号）は、受入れ企業が「特定技能外国人を雇ってよい会社か」を入管に数字で示す書類で、役員、直近3期の決算、過去1年の離職者と行方不明者、自社支援の実績と体制の5つの欄でできています。欠格事由そのものを「有・無」で答えるのは申請書の所属機関等作成用のほうで、概要書はその答えの裏付けになる数字を書く位置づけです。そのため、書き方で本当に気をつけるべきなのは、1枚の中の記入よりも、申請書・役員誓約書・決算書との数字の食い違いを出さないことです。

特定技能所属機関概要書とは｜提出する場面と入手先

ここでいう特定技能所属機関とは、特定技能外国人と雇用契約（特定技能雇用契約）を結ぶ受入れ企業や個人事業主を指します。「受入れ機関」と呼ばれることもありますが、法令上の名称が特定技能所属機関で、両者は同じものです。

概要書は、出入国在留管理庁の「特定技能関係の申請・届出様式一覧」に参考様式として掲載されており、Word版と記載例（PDF）がダウンロードできます。省令で様式が定められた申請書とは別に、入管が審査のために提出を求める参考様式という扱いです。

提出する場面は、在留資格認定証明書交付申請（海外から呼ぶ場合）と在留資格変更許可申請（国内の留学生・技能実習生などを特定技能にする場合）です。提出書類一覧表の「第2表の2（法人）」「第2表の3（個人事業主）」に含まれており、申請書と一緒に地方出入国在留管理局へ出します。概要書だけを別に届け出る手続はありません。福岡県内の企業であれば、福岡出入国在留管理局への申請にあわせて提出することになります。

次の場合は、概要書を出さなくてよいか、一部の欄だけで済みます。

同一年度内にすでに特定技能外国人を受け入れた機関（第2表の書類全体が不要）
在留期間更新許可申請（更新は第2表が不要）
第2表の1の区分5（3年間の継続受入れ実績があり、過去3年間債務超過がない法人）に当たる機関（「決算状況」欄だけを記載）

必要書類の全体像と第2表の省略の仕組みは特定技能の必要書類一覧｜提出書類一覧表（2026年8月20日改定）の見方と省略できる書類で整理しています。

概要書の5つの欄と、それぞれが対応する基準

概要書の各欄は、特定技能基準省令（平成31年法務省令第5号）の条文と一対一で対応しています。どの欄がどの基準を確かめるためのものかを先に押さえておくと、書き方の判断に迷いにくくなります。

概要書の欄	何を書くか	対応する基準（特定技能基準省令）
1 所属役員	役員全員の氏名・ふりがな・役職	2条1項4号ヲ（役員の欠格事由）
2 決算状況	直近3期の売上高・経常損益・純損益・純資産	2条1項（雇用契約を継続して履行する体制）
3（1）離職状況	過去1年の同種業務の自発的・非自発的離職者数	2条1項2号（非自発的離職）
3（2）行方不明者数	過去1年の特定技能外国人・技能実習生の行方不明者数	2条1項3号（責めに帰すべき行方不明）
4・5 受入れ実績・支援体制	中長期在留者の受入れ実績、支援責任者・支援担当者	2条2項1号イ〜ハ（自社支援の体制）

4と5の欄は、1号特定技能外国人支援計画の全部を登録支援機関に委託する場合は記載不要です。登録支援機関に全部委託する会社は、1から3までを書けば足ります。

1 所属役員欄の書き方｜役員は全員書く

記載例では、①に「入管太郎（にゅうかんたろう）役職：代表取締役」、②に「入管花子（にゅうかんはなこ）役職：取締役」と記入されています。注意書きは「役員が複数名いる場合は、その全てについて記載すること」で、5名を超える場合は「別紙のとおり」と書いて別紙を付けることができます。

ここで迷いやすいのは、特定技能外国人の受入れに関わらない役員も書くのか、という点です。答えは書く、です。欠格事由の条文（2条1項4号ヲ）は「法人であって、その役員のうちにイからルまでのいずれかに該当する者があるもの」を欠格としており、関与の有無で役員を絞っていません。ここでいう役員には、登記上の取締役・監査役のほか、相談役や顧問など名称を問わず取締役と同等以上の支配力を持つ人も含まれます（同号チの括弧書き）。

役員の欄と連動する添付書類は2つあります。

業務執行に関与する役員：住民票の写し（マイナンバーの記載がなく、本籍地の記載があるもの）
業務執行に関与しない役員：特定技能所属機関の役員に関する誓約書（参考様式第1-23号）

参考様式第1-23号は、関与しない役員について会社が欠格事由に当たらないことを確認し、今後該当した場合は直ちに入管に申告し役員を退く必要があると本人に説明した、という内容の誓約書です。概要書に書いた役員の人数と、住民票の枚数と誓約書に載せた人数の合計が一致しているかは、提出前に必ず数えてください。非常勤の監査役や、名義だけの取締役が漏れやすい欄です。

2 決算状況欄の書き方｜個人事業主は元入金を書く

決算状況欄には、前年度・前々年度・前々々年度の3期分の売上高、経常損益、純損益、純資産を円単位で書きます。記載例の数字は、前年度が売上高160,000,000円、経常損益50,000,000円、純損益40,000,000円、純資産90,000,000円です。欄外に「決算報告書等に記載してある数値を記載してください」「経常損失等がある場合、『－』『△』など適宜の形で記載してください」と注記されています。

個人事業主の場合は、記載例の注記で次の読替えが示されています。

売上高：青色申告決算書1枚目の「売上（収入）金額」（農業所得の場合は「収入金額」の「計」）
経常損益：青色申告決算書1枚目の「所得金額」
純損益：記載不要（斜線を引く）
純資産：青色申告決算書4枚目の貸借対照表の「元入金」

前年度末に債務超過（純資産がマイナス）がある場合は、中小企業診断士、税理士、公認会計士など企業評価を行う公的資格を持つ第三者が、改善の見通しを評価した書面を添付します。赤字や債務超過だけで直ちに不許可になるわけではありませんが、雇用契約を継続して履行できる体制があるかの判断材料になるため、評価書の中身は審査で読まれます。

設立1期目で決算を迎えていない会社は、3期分を埋められません。この場合は、空欄の理由を示すために今期の事業計画書や直近の試算表を別に付けて説明するのが通常の対応です。どこまでの資料を求めるかは管轄局の判断になるため、設立間もない会社は事前に相談しておくと手戻りが減ります。

3（1）離職状況欄の書き方｜非自発的離職は「1年以内」の同種業務で数える

離職状況欄は、過去1年に「特定技能外国人と同種の業務に従事する労働者」が何人辞めたかを、日本人労働者と外国人労働者に分け、自発的離職と非自発的離職の別に書く欄です。記載例では、日本人労働者が自発的5名・非自発的0名、外国人労働者が自発的10名・非自発的0名となっています。

様式の注意書きは、用語を次のように定義しています。

自発的離職：自己都合による転職や退職
非自発的離職：特定技能所属機関の経営上の都合により、人員整理のために希望退職を募集し、または退職勧奨を行った場合など
外国人労働者：入管法別表第1の1・2・5の表の在留資格（就労資格に限る）で在留する者

この欄が確かめているのは、基準省令2条1項2号の「特定技能雇用契約の締結の日前一年以内又はその締結の日以後に、当該特定技能雇用契約において外国人が従事することとされている業務と同種の業務に従事していた労働者を離職させていないこと」です。同号は、定年退職、本人の責めに帰すべき重大な理由による解雇、一定の条件での有期契約の雇止め、自発的な離職を除外しています。裏返すと、希望退職の募集や退職勧奨に応じた退職、会社都合の解雇は、同種業務であれば1人でも非自発的離職に数えられます。

数え方で押さえておきたい点は3つあります。

第一に、対象は「同種の業務」に従事していた労働者だけです。製造ラインに特定技能外国人を配置する会社で、経理部門の社員が退職勧奨で辞めた場合は、ここには数えません。業務の範囲を広く取りすぎて会社全体の離職者を書くと、該当しない人まで非自発的離職に見えてしまいます。

第二に、期間は「過去1年」です。雇用保険の離職票で離職理由が会社都合（特定受給資格者の区分）になっている人は、入管の記載でも非自発的離職として扱われると考えておくのが安全です。離職票の区分と概要書の数字が食い違っていると、説明を求められることになります。

第三に、パート・アルバイトも労働者に含まれます。正社員だけを数えて0名と書くのは誤りです。

非自発的離職者を出した場合の影響と退職勧奨の扱いは、特定技能の非自発的離職者｜1人でも出すと受入れが止まる理由と退職勧奨で解説しています。

3（2）行方不明者数欄の書き方｜0名でも数字を書く

行方不明者数欄には、過去1年に雇用していた特定技能外国人（1号・2号）のうち行方不明になった人の数を書き、そのうち会社の「責めに帰すべき事由」による行方不明があるかを「該当あり・該当なし」でチェックします。実習実施者として技能実習生も受け入れている会社は、技能実習生の行方不明者数も同じように記載します。

記入のルールは様式の注意書きに書かれています。

行方不明者が発生していない場合は「0名」と記載する（空欄にしない）
会社の責めに帰すべき事由で発生している場合は「該当あり」
会社の責めによらない理由で発生している場合は「該当なし」

ここで重要なのは、行方不明者が1人以上いても、「該当なし」にチェックできる場合があるという点です。基準省令2条1項3号が欠格の対象にしているのは「特定技能所属機関の責めに帰すべき事由により外国人の行方不明者を発生させていないこと」であり、行方不明の発生そのものではありません。賃金不払いや長時間労働、旅券の取上げなど会社側の問題が原因であれば「該当あり」、会社が適正に雇用・支援していたにもかかわらず本人が所在不明になったのであれば「該当なし」という整理です。

ただし、「該当なし」と判断する根拠は会社が示す必要があります。行方不明の届出（随時届出）を期限内に出したか、定期面談の記録、賃金台帳や労働時間の記録がそろっているかで、判断の説得力が変わります。概要書に行方不明者数を1名以上書く場合は、経緯と会社が取った対応をまとめた説明書を別に付けるのが実務上の通例です。責めに帰すべき事由の考え方は、特定技能外国人が行方不明になったら｜受入れ機関の責めに帰すべき事由で詳しく扱っています。

4・5 受入れ実績と支援体制欄の書き方｜自社支援する会社だけが書く

4の「中長期在留者の受入れ実績等」欄と5の「支援体制に関する事項」欄は、支援を自社で行う（登録支援機関に全部は委託しない）会社だけが記入します。基準省令2条2項1号は、自社支援の条件として次のイ・ロ・ハのいずれかを求めており、概要書4の（1）（2）（3）がそれぞれに対応しています。

（1）過去2年間の受入れ・管理の実績

過去2年間に、就労資格を持つ中長期在留者を適正に受け入れ、または管理した実績がある場合にチェックします。「直近1年前」「直近2年前」の受入れ・管理人数を書き、それぞれ「法令遵守」か「法令違反・行政指導あり」にチェックします。記載例では直近1年前5名、直近2年前10名で、欄外に「新規採用人数ではなく、延べ人数を記載してください」と注記されています。

「適正に行った」とは、入管法・技能実習法・労働基準法など出入国または労働に関する法令に違反して、刑に処せられたこと、行政処分を受けたこと、技能実習法上の改善命令・改善勧告を受けたことがない状態を指します（様式の注意書き）。添付書類は「受け入れた中長期在留者リスト（参考様式第1-11-2号）」です。監理団体として実習監理を行っている場合や、登録支援機関として支援をしている場合は、リストの提出は不要とされています。

（2）支援責任者・支援担当者の生活相談経験

役員・職員の中に、過去2年間に中長期在留者の生活相談業務に従事した経験のある人がいて、その人を支援責任者・支援担当者に選ぶ場合にチェックします。支援責任者と支援担当者のそれぞれについて、業務期間、従事した機関の名称と所在地、業務内容（生活に必要な契約の支援、生活オリエンテーション、定期的な面談、その他から1つ以上）、報酬の有無を書きます。

添付書類は、「生活相談業務を行った中長期在留者リスト（参考様式第1-11-3号）」が必須です。これに加えて、相談の対象者の所属機関が同一なら「当該機関で生活相談業務に従事したこと及びその期間を証する書類」、同一でなければ「生活相談業務に係る契約書と報酬を受けたことを証する書類」のいずれかを付けます。

（3）同程度に支援業務を適正に実施できること

（1）（2）に当たらないが、これらと同程度に支援を適正に行えると説明できる場合の欄です。立証資料を添付し、あわせて「過去5年間に労働基準監督署から是正勧告を受けたことの有無」にチェックします。是正勧告の有無は（3）の欄に置かれていますが、是正勧告を受けていれば、（1）の「法令違反・行政指導あり」との整合もあわせて見られると考えてください。

5 支援体制｜支援対象者ごとに責任者と担当者を書く

5の欄には、支援対象者（申請人）ごとに、氏名・所属部署・役職と、支援責任者・支援担当者の氏名・所属部署・役職を書きます。記載例は、申請人「製造部門」、支援責任者「総務部門・係長」、支援担当者「総務部門・係員」という組合せです。

基準省令2条2項4号は、支援責任者と支援担当者が「外国人を監督する立場にない者」であることを求めています。申請人の直属の上司である製造部長を支援責任者に書くと、この基準に合いません。記載例が支援者を総務部門から選んでいるのは、この中立性の要件を反映したものです。支援担当者は、外国人を働かせる事業所ごとに1名以上必要で、支援責任者が兼ねることもできます（2条2項1号）。自社支援の要件そのものは、特定技能の自社支援の要件とは？で解説しています。

欠格事由の答えは申請書の所属機関等作成用に書く

概要書には「欠格事由に該当しますか」という設問はありません。欠格事由を「有・無」で答える欄は、在留資格変更許可申請書・在留資格認定証明書交付申請書の「所属機関等作成用3」にあります。入管庁の記載例（別記第30号様式）で確認すると、次の設問が並んでいます。

（11）労働、社会保険及び租税に関する法令の規定に違反したことの有無
（12）雇用契約の締結日前1年以内または締結日以後に、同種の業務の労働者を非自発的に離職させたことの有無
（13）同じ期間に、所属機関の責めに帰すべき事由により外国人の行方不明者を発生させたことの有無
（14）所属機関・役員・支援責任者・支援担当者が法令に違反して刑に処せられたことの有無
（15）〜（21）精神の機能の障害、破産、技能実習の認定取消し、出入国・労働関係法令に関する不正または著しく不当な行為、暴力団員等、法定代理人の該当の有無
（22）暴力団員等が事業活動を支配していることの有無

このうち（12）と（13）は、概要書の3（1）（2）と同じことを聞いています。概要書で非自発的離職者を1名と書きながら、申請書の（12）を「無」にしていれば、その食い違いがそのまま審査の照会事項になります。反対に、非自発的離職が同種業務でないと判断して概要書に数えなかった場合は、申請書も「無」で揃え、判断の理由を説明できるようにしておきます。

（14）の「刑に処せられた」は、基準省令2条1項4号イ・ロ・ハ・ニの範囲です。拘禁刑以上の刑は罪名を問わず5年間、罰金刑は労働基準法、職業安定法、最低賃金法、入管法の不法就労助長など、条文に列挙された法律の違反に限って5年間、欠格になります。道路交通法違反の罰金は列挙されていないため、それだけでは欠格事由に当たりません。一方、社会保険関係では健康保険法や厚生年金保険法の一定の罰則による罰金も列挙に含まれています。役員について刑事処分の有無を確認するときは、どの法律によるものかまで聞いておく必要があります。欠格事由の全体像は特定技能の受入れ機関の欠格事由｜刑罰歴・不正行為5年・役員の確認で整理しています。

提出前の突合せ｜数字が食い違いやすい5つの組合せ

概要書の信用性は、他の書類との整合で判断されます。提出前に次の組合せを突き合わせると、照会や資料提出通知の多くは防げます。

概要書1の役員数　＝　住民票の写しの枚数＋参考様式第1-23号に載せた役員数＋登記事項証明書の役員欄
概要書2の売上高　≒　申請書所属機関等作成用の「年間売上金額（直近年度）」（単位の違いに注意）
概要書3（1）の非自発的離職者数　⇔　申請書の（12）の有無、雇用保険の離職票の離職理由
概要書3（2）の行方不明者数　⇔　申請書の（13）の有無、過去に提出した随時届出
概要書4（1）の「法令遵守」　⇔　概要書4（3）の是正勧告の有無、申請書の（11）の有無

とくに4は、過去に出した届出と照合されます。随時届出で行方不明を届け出ていれば、入管側にはその記録があります。概要書で0名と書いても、記録と合わなければ説明を求められます。届出の漏れがあった場合の出し方は特定技能の随時届出とは？届出が必要な場面の早見表と14日以内の提出方法で扱っています。

筆者の見るところ、概要書でつまずく会社の多くは、書き方を知らないのではなく、人事・経理・総務がそれぞれ持っている数字を持ち寄らないまま、一人の担当者が記憶で埋めてしまっています。離職者数は人事、決算は経理、役員は総務と、情報の持ち主に確認を取るだけで、食い違いの大半は消えます。

よくある質問

特定技能所属機関概要書はどこへ提出するのですか？

概要書だけを単独で出す窓口はありません。在留資格認定証明書交付申請または在留資格変更許可申請の添付書類として、申請書と一緒に、受入れ機関の所在地または申請人の住居地を管轄する地方出入国在留管理局へ提出します。在留申請オンラインシステムで申請する場合は、PDFにして添付します。

特定技能所属機関概要書にはどんな書類を添付しますか？

概要書に直接添付するのは、債務超過がある場合の第三者の評価書面、自社支援する場合の中長期在留者リスト（第1-11-2号・第1-11-3号）と生活相談業務の証明書類、（3）に該当する場合の立証資料です。これとは別に、第2表として登記事項証明書、役員の住民票の写しまたは役員に関する誓約書、労働保険・社会保険・税の納付を示す書類を出します。

特定技能所属機関の役員に関する誓約書とは？

参考様式第1-23号で、特定技能外国人の受入れ業務の執行に直接関与しない役員について、会社が欠格事由に当たらないことを確認した旨を誓約する書類です。関与する役員は住民票の写しを出し、関与しない役員はこの誓約書に載せる、という分担になります。概要書の役員欄には、どちらの役員も全員書きます。

同じ年度に2人目を受け入れるときも概要書は必要ですか？

提出書類一覧表では、同一年度内にすでに特定技能外国人を受け入れている機関は、第2表の書類の提出が不要とされています。概要書は第2表の書類なので、同一年度の2人目以降は原則として不要です。年度が変わると、改めて提出します。

特定技能所属機関と登録支援機関の違いは何ですか？

特定技能所属機関は外国人と雇用契約を結ぶ受入れ企業そのもので、登録支援機関は所属機関から委託を受けて支援計画の実施を担う機関です。支援の全部を登録支援機関に委託すれば、所属機関は自社支援の要件を満たす必要がなく、概要書の4と5の欄も記載不要になります。ただし、雇用契約上の責任と、離職・行方不明・欠格事由に関する基準は所属機関に残ります。

概要書は「書く前の社内確認」で出来が決まる

概要書の欄は、どれも基準省令の条文を確認するためのものです。書き方のコツを覚えるより、各欄がどの条文を確かめているかを知り、その条文に照らして自社の過去1年と過去5年を点検するほうが、結果として早く、正確に仕上がります。

確認の順番を示すと、まず役員全員の刑事処分歴（法律名まで）を確認し、次に過去1年の同種業務の離職者を離職票で洗い出し、行方不明者があれば当時の届出と記録を集め、最後に決算書から数字を転記します。非自発的離職者や行方不明者が1名でもいる場合、あるいは役員に罰金歴がある場合は、書き方の工夫では解決できず、受入れそのものの可否に関わります。個別の事情で判断が変わる部分なので、申請の前に専門家へ相談して、受入れ時期を含めて検討してください。

根拠資料

在留資格の申請・採用のご相談は、保利国際法務事務所の無料相談へ。福岡出入国在留管理局への申請取次に対応しています。